（by Manivest Asia）：在英文中，“秘書(shū)”這個(gè)詞對(duì)應(yīng)的是“Secretary”，其來(lái)源于中世紀(jì)（約1150-1475 年間）英語(yǔ)“secret + clerk”，意為“受到私人信任并為其秘密服務(wù)的人”。后來(lái)，隨著公司在英美等國(guó)的出現(xiàn)，公司秘書(shū)（Company Secretary）開(kāi)始從“私下”走向“公開(kāi)”，逐漸從個(gè)人的秘書(shū)擴(kuò)展至為“法團(tuán)”服務(wù)。

在英美法下，公司秘書(shū)是一家公司（私人公司和公眾組織）的高級(jí)職位，它并不是某個(gè)股東或者董事的私人秘書(shū)，而是為整個(gè)公司的法律合規(guī)服務(wù)，屬于公司管理層（即所謂的“Officer”，成員或高級(jí)成員）。

不管是在美國(guó)、加拿大還是在香港、BVI，通常，公司秘書(shū)被叫做“Company Secretary”或“Secretary”，其主要是為公司的行政效率負(fù)責(zé)，特別是處理公司的法律合規(guī)和法定要求，并確保董事會(huì)決定能夠有效實(shí)施。具體來(lái)看，公司秘書(shū)的日常職能包括：

• 維持公司的法定注冊(cè)
• 更新公司注冊(cè)在機(jī)構(gòu)存檔的記錄
• 維持注冊(cè)辦公室
• 維持和保存公司記錄，包括會(huì)計(jì)記錄、日常文檔記錄
• 舉行董事會(huì)議和組織召開(kāi)成員/ 股東周年大會(huì)
• 代表公司與政府機(jī)構(gòu)溝通

可以看出，盡管公司秘書(shū)有“秘書(shū)”二字，但它并不是普通意義上的“辦事員”，更不是為領(lǐng)導(dǎo)端茶遞水、打雜和安排行程的私人秘書(shū)。正是因?yàn)楣久貢?shū)的法定地位和特定職責(zé)，很多國(guó)家都明文規(guī)定，私人公司必須依法任命一個(gè)公司秘書(shū)，且該公司秘書(shū)一般為公司董事會(huì)成員。

香港公司須有一名公司秘書(shū)，可以是自然人，也可以是法人團(tuán)體。如果是自然人，須常居于香港；如果是法人團(tuán)體，其注冊(cè)辦事處須在香港，或須在香港設(shè)有營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。香港私人公司的董事，如果為該公司唯一董事，則不得兼任該公司的私人秘書(shū)。反過(guò)來(lái)，只有一個(gè)董事的私人公司的公司秘書(shū)，如果該私人公司是法人團(tuán)體，其不可以同時(shí)兼任唯一董事。

如果香港公司沒(méi)能遵從新《公司條例》的規(guī)定，該公司及其每名責(zé)任人均屬犯罪，可各處第6 級(jí)共計(jì)港幣100,000 元罰款。如有關(guān)罪行是持續(xù)的罪行，則可就該罪行持續(xù)時(shí)間每天各另處港幣2,000元罰款。

感謝離岸快車(chē)網(wǎng)友 @小小海龜 供稿

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