自從中國加入世貿組織之后，與世界的聯系更加緊密，很多外資公司，都來到中國投資，做生意，外資公司來華從事商務活動，都須出示外資公司公證認證文件，香港公司也不例外，香港公司在內地從事商務活動請出示香港公司公證認證文書。
由于大多數國內企業都到香港注冊公司。香港公司文件就出現在國內的各個相關部門，比如香港公司名義在國內設立外資公司代表處和外商獨資注冊處及中外合資，香港公司在國內法院打官司，在商標局申請商標專利，在房屋管理局辦理房屋買賣等等，都需要用到香港公司文件。
但是香港文件是香港部門辦理的，國內相關部門不能確定香港公司是合法真實性，所以應提交經過中國委托人公證的主體資格證明。
黃先生經過朋友介紹來電咨詢，如何利用香港公司在北京辦理軟件著作權，我們經過詳細溝通給出建議，可以委托北京的代理機構代為向中國版權保護提交申請，但前提是需要證明香港公司是合法并真實存在的，這就涉及香港公司主體文件公證認證的辦理。
1.香港公司文書用于內地公證認證流程：
香港公司文書在大陸使用，需要辦理是中國司法部*的中國委托公證人公證后出具公證說明書，然后轉遞中國法律服務（香港）有限公司加蓋轉遞章
2.香港公司主體文件公證認證資料：
注冊證書，商業登記證，周年申報表，章程，董事會決議，公司負責人有效護照掃描件即可，不涉及簽字文件無需提供原始文件