香港公司在上海設立代表處應依法成立1年以上，設立代表處時需具備與內地企業往來證明，例如： 貿易合約。

代表處設立登記必須符合行政法規的相關要求。外資代表處注冊條件主要為香港公司證明材料、涉外辦公樓地址等。

1、香港公司證明材料必須公證

自2010年開始，依據最新的代表處登記管理法規，代表處設立登記必須提供香港公司的開業證明和銀行資信證明，這2個證明必須要經過公證以及中國駐當地的大使館或領事館進行認證。

香港公司上海代表處公證的文件：注冊證書，商業登記證，最新周年申報表，章程，董事會決議，授權書，任命書，首代護照（外籍），銀行資信證明

對于上述文件需要注意以下幾點：
1、如果香港公司在周年申報之后有變更，則需要把該變更文件也做進公證中；
2、銀行資信證明必須體現運作良好或無不良記錄等字眼；
3、涉及到的簽字文件必須由董事在公證人處面簽。

2、涉外辦公地址

代表處注冊登記的辦公地址必須涉外辦公樓，需提供租賃協議、涉外辦公證明、租賃備案等材料。

3、大陸籍員工需委托人事代理

由于代表處是非獨立企業法人，因此，其沒有招聘等人事權力。代表處招聘大陸籍員工必須委托人事代理機構，包括首席代表。但是，如果是外籍員工，香港公司可以直接派遣。

4、代表處名稱必須符合規定要求

代表處設立登記時無需辦理名稱核準，但其名稱必須符合規定要求。

代表處名稱規范格式為：(國籍或地區)+香港公司名稱+上海代表處。

5、符合代表處人數規定

自2010年開始，代表處的首席代表加上一般代表的人數要不超過4人。

不可以，要成立滿兩年才可以在內地設立代表處。

香港雖然回歸中國，但采用的法制還是英國法系，如以香港公司在內地有商業活動，還是以外企相關規定來要求。
香港公司（外企）在上海設立代表處條件：

1. 《外國（地區）企業常駐代表機構設立登記申請書》
2. 外國（地區）企業住所證明和存續2年以上的合法營業證明
3. 外國（地區）企業的章程或者組織協議
4. 外國（地區）企業出具的對有權簽字人的授權或證明文件
5. 外國（地區）企業對首席代表、代表的任命文件及其身份證明
6. 同外國（地區）企業有業務往來的金融機構出具的資信證明
7. 首席代表、代表的簡歷
8. 代表機構駐在場所的合法使用證明
9. 批準機關的批準文件
10. 其它有關文件、證件審批機關一般是指代表機構登記需要經過的批準部門。

根據行業不同，審批機關也均不相同。合法營業證明指隸屬外國（地區）企業所在國家或者地區有關部門出具的外國（地區）企業存續2年以上的主體資格證明或其他有關營業證明。資信證明應提交同該外國（地區）企業有業務往來的金融機構出具的資本信用證明原件。公證和認證指外國企業所屬國家或地區公證機關及其有權機構認證，并經中華人民共和國駐該國（或代管該地區）使領館認證。港澳臺地區企業代表機構有關文件的公證認證按現行規定辦理。上海市范圍內的常駐代表機構一般在上海市工商局登記。

要兩年