按照香港稅務條例第51C條的要求，每間香港有限公司須將業務交易記錄保存至少七年，以方便當稅局有需要時，可以進行查核。

業務交易記錄具體包括哪些？正常的理解就是會計文件。但其他如支票存根、發票、銀行存款單或月結單，以至送貨文件等等都可以算是業務紀錄的一部份。這些數據或文件經過幾年的積累，可能會占去了公司不少地方。而且，現在很多數據都被電子化了，那么，我們究竟要怎么存放，可否將原本的文件丟掉呢？

其實，稅務局曾表明過，納稅人可以將原本文件的圖像保存在只讀光盤或只讀型數碼多功能光盤中，而不把原本文件本身保存，不過有關做法是有條件性。包括有關的電子記錄內的信息，仍然可供日后參閱用途，而這些電子記錄以原來產生、發出或接收時的規格保留，又或者是以另一種規格保留，但必須具有可準確表達原來產生、發出或接收的信息的顯示能力。

當然，最重要的是，電子數據需要保留了如何找出電子記錄的來源、接收終點、發出或接收日期及發出或接收時間的相關信息，以方便供稅務局查閱。

或者有人會問，有些公司（如超市或連鎖店等）本身的數據已經是電子化的，是否又有其他處理方式呢？事實上，如果本身已經是電子記錄，則無須轉換成紙張格式，再掃描在只讀光盤或只讀型數碼多功能光盤內。這些記錄可以直接儲存在只讀光盤或只讀型數碼多功能光盤內。